（ビジネスの基本）議事録書き方のコツと実例のご紹介

2022 4/29

2022年4月29日

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コロナ禍になってから様々な企業でwebミーティングが活用されるようになってきております。

これまでは全員が集合するために場所を押さえて予定調整して。。

一つの会議を行うにもいろいろな調整が必要でしたが、今は気軽にどこでもミーティングができるようになりました。

有益なミーティングの方法については別で記事にしておりますので是非ご覧下さいませ。

ミーティングがしやすくなったことで隙間時間なく30分単位でミーティングが組まれるケースもあり、どこで何が決まったか分からなくなります。

それを回避するために議事録は必須と言えます。

ビジネスを行う上で議事録は文書作成の基本として若手のうちはたくさん書かされると思います。

今回は議事録の書き方について実例を交えてご紹介させていただきます。

議事録の書き方の基本

議事録は文書作成の基本と言えます。

新人・若手の仕事の定番としても議事録書きがあります。

ただ、この議事録書きについては社内でも教育が無く何をどのように書いたらいいのか

あまりノウハウを見かけません。多くの若手社員が苦労して議事録を作っているのが現状です。

まずは議事録の書き方の基本としては伝え方の基本として、PREP法と5W1Hの2種類ございます。

PREP法とは？

PREP法

Point ：要点（結論・主張）
Reason ：理由（結論にいたった理由・そう主張する理由）
Example：具体例（理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況）
Point ：要点（結論・主張）

議事録以外の社内メールやチャットなどでも、ビジネスの場において目的を先に述べることは非常に大切です。

タスクを多く抱えた人が目を通す場合にも、結論がはじめに示されていることでより素早く的確に内容を把握する事が可能になります。

5W1Hとは？

もう一つは5W1Hを意識して書く。

5W1H

「When（いつ）」
「Where（どこで）」
「Who（誰が）」
「What（何を）」
「Why（なぜ）」
「How（どのように）」

議事録だけでなく、ビジネス文書を作成する時や上司やお客様への説明の際にも役に立ちます。

議事録を作成する上で大切なことは決議した内容を記載するだけでなく、

次回以降の会議に持ち越す情報や期限までに決議する議題がある場合も5W1Hを意識して作成する事です。

会議に欠席していた人にも内容を正しく伝えるためにも、積極的に5W1Hを用いて周知を促していきましょう。

会議の進め方や考え方については下記にて紹介しております。

議事録書き方のコツ

上記の基本を理解した上でコツをお伝え致します。

コンサルティング会社ではこの議事録が若手の登竜門としてしっかりと訓練されます。

コンサル仕込みの正しい議事録書き方のコツとはどういったものなのかをご紹介します。

発言の記録にならないように気をつける

最も間違いやすいのが発言録を書いてしまうことです。

「誰々がこう言うことを言った」と言うのを逐一書いてしまう。

あの人がこう言って、この人がこう言って、いろいろ意見がありました。

時系列順に発言を記録してしまう。会議の録音をして全て確認しないといけないのでNGです。

本来、議事録とは会議で決まったことを書くものです。

極端なことを言えば途中経過は不要で決まったことのみ書く。

決まったこと（決定事項）を紙に証拠として残すのが議事録です。

決定事項を簡潔に書く

決定事項とは例えば下記のようなものです。

議事録実例

「●●製品拡販のために1名専任で担当を割り当てる。」
「製品の販売個数は、2000個を◯◯円で販売することで決定。」
「製品の説明会は、x月x日 13時〜ウェブセミナーを開催する。担当はAさんとBさん」
「製品資料の作成やウェブデザインはC案を採用する。」

会議で何が決まったのかを全員が確認できて、後で「それは決めていない」「いや決めた」と言った無駄な時間をなくすことが議事録の本来の役割となります。

日常生活でも待ち合わせ場所と時間を口頭で決めておいて後でグループLINEで送って全員が確認できるようにしておくことはあると思います。

「飲み会の件、来週金曜日 19時〜梅田の◯◯前に集合。」などと文字にして相手に伝えておく。

これが議事録の原点となります。

決まらなかったことを簡単にまとめる

議事録で必ず盛り込んでおく項目は次の通りです。

議事録の必須項目

日時
場所
参加者
アジェンダ（論点・議題）
決まったこと
決まらなかったこと
確認が必要なこと
次回のToDo

上記項目が簡潔で明確に整理されていたら完璧な議事録です。

議事録を書くときはまずこの項目を見出しとして最初に設定しましょう。

あとはその見出しの下に箇条書きで中身を埋めていきます。

私は工数を省くためにアウトルックの下書きに上記項目を保存しております。

議事録をメールベタ打ちで書いて書き終わったら全員宛に送信することで、保存して添付して送るという工数を削減しております。

例えば下記のような感じです。

議事録の実例

日時：2022年4月14日（木）
場所：大阪本社会議室3
参加者：◯◯部長、◯◯支店長、◯◯専任、◯◯主任、◯◯
アジェンダ（論点・議題）：新しくサービス開始する製品の提案書の内容を決定する。
決まったこと：◯◯専任が作成したB案を採用とするが、下記の点を修正する。
1. 見開きページにはもう少し大きくイメージ写真を載せること。
2. 文字数を減らして利用画面を多くすること。
決まらなかったこと：検討していた製品の価格の検討材料が少なく、最終的に決まらなかった。
確認が必要なこと：
1. 競合製品のサービス価格（主要5社分）、同サービスの平均受注率
2. ◯◯部長のアドバイスでマーケティング部門の◯◯係長に情報を確認する。
次回のToDo：
1. 競合価格、平均受注率を◯◯専任がマーケティング部門の◯◯係長に確認する。
2. x月x日までに◯◯部長、◯◯支店長へ提出する。
3. 次回ミーティングはx月x日同時間、同場所