「この人、説明が上手いな〜」
「話がすごく分かりやすいな〜」
と感じる人が身の回りにもいると思います。
自分は説明が下手くそで後輩指導やお客様への商品説明など上手くできないと感じている方は多いです。
話が伝わっていない時、日本人は「なぜそうなるの？」「その根拠は何？」「何が言いたいの？」という質問をする人はほとんどいません。
そこで「相手に理解してもらえるコミュニケーションのコツ」についてお伝え致します。
相手は何も知らないという前提で考える
あえて、そのテーマが全然分からない人に説明してみるです。
例えば、自分の子供や親などを相手に
「こういうゴールがあって、こういう提案がしたくて、こういう道筋で説得したいんだけど、この流れで理解できるかな？」
と説明してみてください。
相手は、そのテーマについて素人なので細かい部分にツッコミは入れてきません。
- 「なんで、そういうふうに言えるの？」
- 「こういうことを先に話した方がわかりやすいよ」
- 「こういうゴールなら、この話が先に来た方が自然だね」
といった具合に、全体の流れは理解しやすいか、筋は通っているか？を見てもらいます。
意外と、自分のことは自分で分かりません。
知識がない人に説明をする
自分の中で常識だと思っていることでも、相手が同じことを知っているとは限りません。
むしろ知らない人の方が多かったりします。
私も
- 簡単なことを説明したらくどいと思われるのではないか？
- 少し業界用語を使った方が、賢く見られるのではないか？
などから難しい話をしてしまうことは結構ありました。
しかし、後輩などから後で聞くとほとんど理解しておらずもう少し優しく話したほうがいいということに気付きました。
自分では常識だと思っていることでも、相手は何も知らないという前提で物事を話しましょう。
勝手な思い込みやカッコつけは不要です。（分かりにくくて逆にカッコ悪いです！）
例えば
IT業界は略語やアルファベットが非常に多い業界です。
顧客が抱えているイシューに対して自分達はどういったバリューを出せるのか？提案書をブラッシュアップするためにショートミーティングを繰り返しPDCAをしっかり回そう。
お客様の課題を解決するため、提案書作成をします。
打ち合わせをしてより良いものを作りましょう。
上よりも下の方が分かりやすいです。
相手の立場を考えて、相手の言葉になるように話をするのがベストです。
相手の理解度を把握しながら話す
知らない人でもわかるように話していても、本当に通じているのかの確認は怠らないようにしましょう。
もし途中で話が通じていないな？と気付いたら、言葉を補う必要があります。
相手がその場で「ここが分からない」と指摘してくれたり質問があればいいですが
日本人は質問をしません（笑）
少なくとも私が参加したセミナーで質問をする人は50人に1人いたらいい方です。
理解しているように見えても全く理解していないことの方が多いのが実態です。
「無言は理解」ではなく「無言は無理解」ということです。
相手の仕草で把握する
無言以外にも、理解度を知る方法がございます。
- 頷き
- 資料を捲るスピードが速い
- 周りの人の顔を見る
- 返事が曖昧
「うんうん」としっかり頷いている人や資料を捲るのが速い人は理解できているため、要点を早めに話してあげる。
逆に周りの顔を見たり、返事が「大体わかりました」などの曖昧だと理解できていないことが多いのでゆっくり話してあげる。
といった具合に、相手の理解度に合わせて話すスピードを臨機応変に変えると理解してもらいやすくなります。
まとめ
身の回りで説明が上手い人や話し上手な人は
- 相手が何も知らない前提で話している（子供に話しかけるイメージ）
- 相手の言葉を使って話している
- 相手の反応を見ながら話すスピードを変える
- 理解できていないと感じたら言葉で補っている
こういったことがしっかりできている人です。
もし詳しく知りたい方は下記の本を参考にさせていただいておりますので一度手にとって見てください。
