思考をフル活用するための時間の作り方

私は長年営業をしておりますが、仕事ができる人ほどスケジュールの作成に時間を割いていることが分かります。今回は私自身の体験や他の成功している方の時間の作り方についてご紹介いたします。

1週間単位でその日にやることを決めておくことで、「仕事を始める際の手順を考える。」「PCを立ち上げてファイルを探す。」といった時間が短縮できます。仕事を始めるまでの考える回数が減るため1日のスタートダッシュが速くなります。スケジュールに関する言葉で下記の3つは押さえておきましょう。

これは人によって解釈が異なることもあります。あくまでこういう考え方もあるんだなくらいの気持ちで捉えておいてください。

やるべきことは仕事とプライベート関係なく書き出す。

1ヶ月〜数ヶ月先まで思いつく限りのやるべきこと（To Do）を紙やスマホなどにリストアップしていきます。重要なのは仕事だけではなくプライベートも含めてやることです。1日は仕事とプライベートの両方があります。仕事だけをリストアップしてしまうと私生活が犠牲になるというパターンに陥りがちです。「仕事とプライベート」両方を把握しておかないと次のようなことになります。

これらが頭の中にチラついてしまうことで脳の働きを妨げてしまいます。これは「ツァイガルニック効果」という「できたこと」よりも「できていないこと」が気になってしまう心理現象のことです。

全部書き出すのは大変と思う方もいるかもしれませんが意外と出てきません（笑）それに最初に何もかもを書き出す必要はなく思い出せば追加していけば問題ないのでどんどん書き出しでいきましょう！

大きな仕事などは1ヶ月単位で全体を見る。

やるべきことを書き出したら次に大きなイベントの締め切りをカレンダーに入れていきます。Googleカレンダーや1ヶ月全部見れるマンスリーカレンダーがオススメです。書き込むのは1週間以上かかりそうな仕事です。（お客様訪問資料の作成、社内レビュー用資料の作成など）いきなり細かいスケジュールに落とし込まずに1ヶ月単位で全体を見ることがポイントです。追加で発生するたびにカレンダーに書き込んでいきましょう。

週単位でスケジュールを立てる。

最後は週単位の設定となります。先ほどのマンスリーカレンダーを見て「来週は何をやる」を書き込んでいきます。ここで既に決まっているイベントも追記していきます。その次にマンスリーカレンダーの締め切りを見ながらToDoを1時間単位のタスクに分解していきます。この時、色分けしてプライベートと仕事を入力しておくと分かりやすいです。1ヶ月のスケジュールを見て仕事の色が多すぎるとプライベートの時間が少ないと気付けるので意識して体調管理や自己啓発の時間を増やすなどの行動をとることもできます。

まとめ

簡単にまとめると下記の通りです。

1. ToDoを全て書き出す
2. 月単位でカレンダーに書き込む
3. 週単位にする
4. 時間単位にする

最後に詰め込むよりも最初の準備に時間をかける。見通しを立てて仕切っておけば思考のスイッチが入りやすくなり期限ギリギリになって焦ることもなくなります。落ち着いて作業に取り組むことができるためミスも少なくなります。