話が伝わりにくいな〜
相手が読みやすい文章ってなんだろう？
こういうふうに悩んだことありませんか？これまでも下記で「話し方」や「書き方」について記事にしてきました。
それぞれ共通していることは「結論から話す」です。
しかし書き方や話し方は社会人になっても企業で特にレクチャーを受けることはありません。全員自己流だったり真似をしてそれぞれが書き方を学んでいきます。私も転職活動をしたり、ブログを書き始めてから意識するようになりました。今回は私が意識していることと様々な本や情報に共通していることをご紹介させていただきます。
日本人は資料作成が苦手な人が多い
日本人は資料作成が苦手な人が多いです。日本の教育にも問題があるという考え方があります。
日本では高校や大学で論文やビジネス・ドキュメントの書き方を教えておりません。学校で教わらないまま会社に就職するため苦手なのは当たり前です。経験していないのに全員がみる資料を作成しなければいけないので苦手意識を持つのは当たり前です。
文学部などでしたら文章に触れる機会も多いですが、経営学部・商学部・情報系の学部などであれば文章を書く機会も少なかったりすると思います。それが社会人になって急に完璧な文章を書くことは難しいです。
アメリカ人は大学で毎月10枚の資料作成を行なっている
アメリカの大学生は資料を毎月提出しております。大学の授業でテストの他に「paper」の提出が必要となっております。日本の大学で言うレポートと似たようなものですが、アメリカではどの科目にも「paper」の提出が必須となっております。
「1科目につき学期末に5〜10枚程度」のpaperを提出しております。アメリカの大学は「1学期に5科目程度」を受講します。1学期が16週間程度なので毎月1個以上の「paper」提出が必要です。
5〜10枚の資料作成を毎月行なっているのです。
またpaperの書き方は調べていると下記のようです。
① まず与えられた課題に沿って「主題を決める」
② その主題に沿って「結論を考える」
③ 図書館でその主題に関する事柄を調べる。結論を裏付ける「資料を探す」
④ 探した資料から結論を効果的に裏付けるために、どんな切り口でやるか、どんな順番で資料を出していくか、「全体のアウトラインを考える」
⑤ 書くときは、まず「結論を先に述べる」、そしてそれを裏付けていく。
⑥ 引用した文があれば、だれがどの本の何ページで書いてるかを必ず「明記する」
⑦ 参考にした「文献を列記する」
https://www.ryugaku.com/faq/question/entry/id/289
自分の意見や感想のみを述べるのではなく、関係している文献を何個も読んで事実に裏付けされた内容を書く必要があるのがポイントです。
実際アメリカに留学している方が書いているブログにも同様の内容が書かれております。
アメリカの大学生は毎月10枚近くの資料を作成して提出するという訓練を受けているため、社会人になってもスムーズに文章の作成ができます。
会社で訓練しなくてもすぐに資料作成に取りかかれるということですね。
文章力のある人とない人の特徴
それでは実際文章力のある人とない人の違いはどうなのでしょうか？それぞれの特徴をまとめました。
文章力のない人の特徴
特徴は下記があげられます。
- 一文が長い。
- 主語と述語が一致しない。
- 主語が書かれていない。
- 詰め込みすぎている。
- 接続詞が多い。
- 「こそあど言葉」を多用している。
- 句読点が多い。
私も文章が得意な方ではないので自分にも当てはまる項目が多いです。特に日本人は短い文章は子供っぽく見えるため、長い文章を良しとする考えもあります。
文章の作成にはある程度のルールがあります。その作法を知らずに時間をかけて資料を作成しても、上司や取引先から「何が言いたいのか分からない」「文章が長い」と嫌がられてしまう。
挙句の果てには「読むのが面倒だから、口頭で簡潔に説明をして」と言われてしまいます。句読点で繋いで長く文章を書いてしまう
文章力がある人の特徴①
それでは文章力がある人の特徴とはどういったものがあるのでしょうか？
- 結論から書いている。
- 1文の文字数は50文字以内。
- 各話題は1つに絞っている。
- 5W1Hを意識して書いている。
- 読み手を無視せず、細かい説明を省かない。
- 「こそあど言葉」は可能な限り明確な言葉にしている。
ビジネスの文章を書く際に文章力がある人は必ずと言っていいほど「結論から書いて、後で説明」を徹底的に守っております。説明も事実をベースに書かれており書いた人の主観が入っていないため分かりやすいです。
また、文章力がある人は文章が短いです。「シンプルに言いたいことだけを書く」「ピリオドを打つことを恐れない」のです。
まとめ
結論を最初に書く。それを事実ベースで説明する。
文章は短く切る。
これを心がけるだけで資料に書かれている文章は「読めるもの」になります。もし自分の考えがうまく相手に伝わらなかったり、文章の書き方がわからないという人は意識してください。
今回の参考文献は下記となります。文章作成だけではなく会議のあり方を考えさせられる本です。
