無駄な会議が多いと感じていませんか？今回はその悩みを解決します。
先日議事録の書き方についてご紹介をさせて頂きました。
日本企業は会議が多い。会議のための会議が存在するほど多いです。
ここまで来ると会議が好きなのかなと思いきや参加しているメンバーはイヤイヤ参加していたり一言も発言せずに最後までいたり、なにも決まっていなかったり。。。
せっかく議事録の質を上げても、会議でしっかり議論ができず決定事項もほぼない状態では勿体無いです。時間の無駄です。
会社の会議ってなんであんな長いの？無意味な会議が多いよね？
今日の会議も1時間費やして何も決まらなかったし。。。
まずは会議の質を上げる一つとして、「無くした方がいい会議」をご紹介いたします。
部長クラスの会議時間は年間434時間以上！？
2018年と少し古い資料ですが、パーソル総合研究所が日本企業の役職別会議時間を発表しております。社内会議・打ち合わせ時間のみをまとめているため、「お客様との打ち合わせ時間は別」ということです。
従業員数が1万人を超えてくると更に時間は増えると言われております。
- 部長級：434時間以上（8.6時間/週）
- 係長級：300時間以上（6時間/週）
- メンバー層：154時間以上（3時間/週）
部長級になると1日8時間の労働時間のうち2時間弱は会議に費やしていることになります。
全て重要であれば良いのですが実情はそうではありません。
何故会議が多い？
会議が多い会社に共通しているのは目的意識が低いことです。会議には主に次の4種類あります。
- 意思決定会議：決裁を仰いだり、合意を取る会議
- 進捗管理会議：決定事項の実施状況を追跡・確認する会議
- アイデア出し会議：新しい施策やサービス、ビジネスを考え出す会議
- 情報伝達会議：全員が知るべき情報を報告・共有する会議
それぞれにしっかりと意味がありますが、開催者や参加するメンバーの意識が低いと全て無駄なものになってしまいます。
私の会社でよくあるのが、下記の4点になります。
- 開催者が事前に資料を作ってきていない。
- 参加者が会議の目的を把握せずに参加する。（開催者が伝えていないケースと伝えても聞いていないケース両方）
- 前回、会議で決定したToDoをやらずに次の会議を入れている。
- 定例会として毎週のように入れている。
開催者や参加者が目的意識を持たずに会議に参加するケースが非常に多いです。これは会社の悪い文化になりつつあるため少しずつ変えていきたいです。
会議を変えるには自分自身も含めてメンバー全員の意識を変える必要があるため時間がかかります。まずは即効性のある「変える」ではなく「無くす」ことが重要です。会議の量が多いため全員の時間が少なくなり一つの会議の重要性が下がります。会議自体を減らせばその空いた時間で一つの会議にかける時間を増やすことができます。
「情報伝達会議」は減らそう！！
上記でお伝えした4つの会議で最も見直すべき会議は「情報伝達会議」です。
情報伝達会議とは？
情報伝達会議は組織の中で何が起きているのか？今後の方向性などを共有する上では重要な会議です。
しかし、伝えるべき重要な内容はないけど毎週定例でミーティングを開くことが決まっていてただ集まっている
- 定例会
- 上司が経営層と会議した内容を共有する会議
これらは必ず伝える必要のない内容を話しがちです。
当初は目的を持って開始されていることだと思いますが、長年続いてきた中で形骸化してしまいただ続けてしまっていることも見受けられます。
こういった会議では誰か一人が一方的に話していて他の人は待機している状態で生産性を大きく下げることになります。
情報伝達会議は基本的にやる必要はない。
本当に全員が知っておく必要があるのか？上司と該当者だけが知っておけば良い内容ではないか？
もしそうであればわざわざ全員の時間をとって会議を開くのは時間の無駄になります。会議のやり方を変えるではなく無くすことから始めましょう。
「今やろうとしている会議は本当に必要ですか？」
この一言は非常に重要です。まずは一言発することから始めてみましょう。
「1 on 1」を増やそう！！
会議を減らすと見えてくる課題が一つあります。
メンバーとのコミュニケーションを取る機会が減る！！
ただでさえテレワークで事務所に全員が集まっていないことでコミュニケーションが減っている中で会議の数も減らしてしまうと全くコミュニケーションが取れなくなってしまいます。これは組織としても宜しくないことです。
その対策として、「1対1」でミーティングをする「ワン・オン・ワン」を増やしてみましょう。
コミュニケーションの内容を高める
「ワン・オン・ワン」は、1週間に1回程度で上司と部下の間で行うものです。周りの人が聞いていないのでプライバシーが守られて業務内容の話や私生活などの相談事も含めて行います。
私の会社では行われていないのですが、定期的に上司とコミュニケーションをとっておけば相手の考えがわかるので認識違いや指導の方向性などもイメージつきやすいので良いですね。
うちの会社でも1on1を取り入れてたら転職しようと考えなかったかも・・・
部下の悩みがリアルタイムで聞けるので「急に退職した・・・」や「普段から何を考えてるか分からないやつ」といった状況にはならないのもメリットですね。
1対1だとみんなの前では言えないことも話せるし、より深い情報を引き出すことも可能です。
この時、圧迫気味に話たり一方的に話すことはNGです。上司は相手の話を聞くことが大事で部下が本音を話せない環境であれば「ワン・オン・ワン」も無意味になります。
上司が大変になりそう・・・
それが意外とそうでもありません。
上司が大変になりそうだと思いますが、そもそもその時間は「情報伝達会議」で使っていた時間なので変わりません。
むしろほとんどの人間が会議では話さないので、欲しい情報をピンポイントで抜き取れることを考えたら「ワン・オン・ワン」の方が効率的に必要な情報を短時間で聞き出せるためメリットが多いのです。
まとめ
この2点が会議の効率化の大きな一歩になります。
- 会議を「改善する」よりも「無くす」もしくは「減らす」
- ワン・オン・ワンで密度の濃いコミュニケーションの時間を「増やす」
コロナウイルスはまだ収束しておりませんが、コロナウイルスの影響で会議のやり方にも多様性が出てきました。世界中でテレワークが普及し「会議室を抑えて全員が一つの場所に集まる」という形からwebミーティングを活用して場所を取らない「オンライン会議」が標準になってきております。
コロナウイルスが収束してもこの集合型の会議というのは減らしたままにすることで業務の効率化や生産性の向上につながりますので全員で意識を高めて取り組んでいきましょう！
今回参考にしている本は下記です。元アマゾンの方でアマゾンジャパンの立ち上げを経験された方が書いているため信憑性も高く非常に参考になる情報が多いです。
もっと会議を改善したい！生産性を上げたい！顧客に割く時間を増やしたい！
という方はぜひ手に取っていただけますと幸いです。
意思決定会議については下記にて記載させて頂いておりますのでご参考にして下さい。
